Informationspflichten nach Artikel 12, 13 und 14 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Nach den Artikeln 12, 13 und 14 der DSGVO ist der Verantwortliche verpflichtet, betroffenen Personen, deren Daten er verarbeitet, die entsprechenden Informationen zur Datenverarbeitung bereitzustellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Schwentine-Fahrtensegler e.V. (SFS)
Schwentinestraße 1
24149 Kiel

E-Mail: info@sfs-kiel.de
Telefon: +49 4342 799002
Website: www.sfs-kiel.de

Gesetzliche Vertretung:
Gesetzlich vertreten durch den 1. Vorsitzenden gemeinsam mit dem 2. Vorsitzenden (gemäß § 26 BGB).

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Gemäß § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist in unserem Verein kein Datenschutzbeauftragter erforderlich, da in der Regel weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Bei Fragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte direkt an den Vorstand unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

3. Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden

a. Mitgliedschaftsverhältnis: Personenbezogene Daten werden zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z. B. Einladung zu Mitgliederversammlungen, Vereinsveranstaltungen, Beitragseinzug, Information über Satzungs- und Ordnungsänderungen, Betreuung der Mitglieder zur Erfüllung des Vereinszwecks „Förderung des Segelsports“).

b. Sportbetrieb: Personenbezogene Daten werden zur Organisation und Durchführung des Sport- und Regattabetriebs verarbeitet (z. B. Meldungen zu Regatten und Wettkämpfen, Auswertung und Archivierung von Regattaergebnissen, Führung von Start- und Ergebnislisten).

c. Öffentlichkeitsarbeit und Medien: Personenbezogene Daten und Fotos werden im Zusammenhang mit sportlichen oder vereinsspezifischen Ereignissen sowie der Berichterstattung hierüber auf der Vereinswebsite (www.sfs-kiel.de) veröffentlicht und ggf. an lokale oder regionale Printmedien sowie Fachzeitschriften übermittelt.

d. Newsletter: Personenbezogene Daten werden zum Zweck der Versendung des Vereinsnewsletters mit Neuigkeiten aus dem Vereinsleben an angemeldete Empfänger verarbeitet.

e. Kontaktaufnahme: Personenbezogene Daten werden im Rahmen der direkten Kommunikation (persönlich, telefonisch, postalisch oder elektronisch wie per E-Mail, Kontaktformulare oder soziale Medien) verarbeitet.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Mitgliedschaft und Sportbetrieb (Ziffer 3a und 3b): Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vereinsmitgliedschaftsvertrages bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).
Einwilligung (Ziffer 3d und ggf. 3c): Die Verarbeitung für den Versand unseres Newsletters sowie für bestimmte Veröffentlichungen erfolgt auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a i.V.m. Art. 7 DSGVO. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Berechtigtes Interesse (Ziffer 3c und 3e): Die Berichterstattung über Vereinsaktivitäten und Regatten zur Information der Öffentlichkeit sowie die Beantwortung von allgemeinen Anfragen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen des Vereins an der Außendarstellung und Kommunikation).(Hinweis zu Fotos: Für Einzelaufnahmen/Porträts von Mitgliedern oder Aufnahmen von Kindern/Jugendlichen wird zusätzlich eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. dem KUG eingeholt.)
Rechtliche Verpflichtungen: Soweit gesetzliche Vorgaben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten) dies erfordern, verarbeiten wir Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Intern: Innerhalb des SFS erhalten nur diejenigen Vorstandsmitglieder, Functionsträger und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, vereinsspezifischen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Verbände: Zur Erfüllung von Mitgliedschaftsrechten und -pflichten sowie zum Sportbetrieb werden Daten (insb. Stammdaten) an den Deutschen Segler-Verband (DSV), den Landessportbund Schleswig-Holstein (LSB) und den jeweiligen Landesseglerverband weitergegeben.
Auftragsverarbeiter & Dritte: Eingesetzte IT-Dienstleister (z. B. Hosting-Anbieter der Website, E-Mail-Provider, Softwareanbieter für Vereinsverwaltung) erhalten Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO streng weisungsgebunden.
Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung von Daten in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung vor oder dies ist zur Durchführung eines Antrags/Vertrags zwingend erforderlich.

6. Dauer der Speicherung

Mitgliedsdaten (Ziffer 3a): Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gesperrt und nach Ablauf der gesetzlichen (z. B. steuerrechtlichen) Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 bis 10 Jahre) gelöscht.
Newsletter-Daten (Ziffer 3d): Werden unverzüglich gelöscht, sobald Sie sich vom Newsletter abmelden.
Vereinsarchiv: Daten zur Vereinshistorie (z. B. Vorname, Nachname, Ein- und Austrittsdatum, Funktionen im Vorstand sowie historische Fotos/Regattaergebnisse) werden im berechtigten Interesse des Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zeitlich unbegrenzt im Archiv zur Dokumentation der Vereinschronik aufbewahrt.
Allgemeine Anfragen: Werden gelöscht, sobald der Zweck der Kommunikation entfallen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

7. Betroffenenrechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen als betroffene Person folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO).
Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Aufsichtsbehörde für Beschwerden

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für Schleswig-Holstein zuständige Behörde ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel

Telefon: 0431 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Website: www.datenschutzzentrum.de

8. BESONDERER HINWEIS: WIDERSPRUCHSRECHT (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9. Quelle der Daten

Personenbezogene Daten werden in erster Linie direkt bei Ihnen erhoben, insbesondere im Rahmen:

des Beitrittsantrags zur Mitgliedschaft,
der Anmeldung zu Regatten/Veranstaltungen,
der allgemeinen Kontaktaufnahme mit dem SFS,
der Übernahme eines Ehrenamts oder einer Funktion im Verein.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung der SFS gesetzlich verpflichtet ist. Ohne diese Daten (z. B. Name, Adresse, Zahlungsdaten) kann der SFS die Mitgliedschaft nicht begründen oder aufrechterhalten.

Stand: September 2026